راز خرید و راه اندازی پروژه های تولیدی با کمترین تاخیر

مقدمه

برمبنای 40 سال تجربه در صنعت ماشین آلات بسته بندی، نود درصد پروژه ها انتظارات مشتری را برآورده نمی­کنند.

در وهله اول به نظر می­آید که این وضعیت فقط شامل حال ماست در حالی که اغلب فروشنده ها وضعیت مشابه ای دارند.

فروشندگان ماشین آلات در اغلب موارد تاخیر در ساخت دارند ولی بر خلاف تصور آنچه که در کل خاتمه یک پروژه را با تاخیر روبرو می کند فروشندها نیست.

خریداران نمونه ها را دیر ارسال میکنند و یا نمونه ها تغییر میکنند.

نمونه هایی برای تست و تکمیل ماشین شامل لفاف،ظرف و نمونه مواد همواره دیر به دست ما میرسد.

اهداف پروژه از نظر مدیران مختلف در داخل مجموعه خریدار متفاوت بوده و اشتراک نظر در مورد جزئیات وجود ندارد.

محل نصب آماده نمی شود و در زمان نصب و آموزش فرد مناسب معرفی نمی شود و یا اصلا فردی در محل وجود ندارد.

خردیدار فکر می کند که یک ماشین پیچیده حمل می شود، به برق وصل شده و بلافاصله با حداکثر ظرفیت کار میکند.

این مجموعه مقاله بر اساس تجربیات شرکت کاراصنعت و شرکت آمریکایی "Frain" که 2500 ماشین بسته بندی را طی 38 سال به فروش رسانده و توسط John Henri در کتاب "Buying Packaging Machinery" جمع آوری گردیده و تهیه شده است.

همچنین می تواند کمک کننده بسیار زیاذی به خریداران در جلوگیری از اتلاف وقت باشد.

مطالعه این مجموعه مقالات کار خرید و راه اندازی ماشین آلات با تاخیر کمتر امکان پذیر می سازد.

در آینده این مقالات بصورت کاملتری طی یک کتاب مستقل در دسترس قرار خواهد گرفت.                                                                                               علیرضا صالحی قمصری

مدیریت پروژه راه اندازی خطوط تولیدی

(مسابقه زمان)

مدیران کارخانه امروزه بدون سپردن پروژه های راه اندازی خطوط جدید به افرادی با  تخصص مدیریت پروژه می­خواهند با کمک مهندسینی که در کارخانه دارای مسئولیت های دیگر هستند می خواهند خطوط را راه اندازی کنند و این کار در حداقل زمان ممکن نیز انجام شود.

مهندسین باید یک خط جدید را بطور مثال در 6 ماه راه اندازی کنند و این در حالی است که مشغول انجام وظایف دیگری نیز هستند.

برنده شدن یک مناقصه برای تولید یک محصول جدید و یا ایده تولید محصول جدید شروع یک مسابقه است که پارامتر اصلی در آن زمان می­باشد.

از دست دادن زمان پس از برنده شدن در مناقصه یا تعهد وقرارداد علاوه بر آنکه اغلب دارای جریمه تاخیر سنگین است باعث از دست رفتن اعتبار تولید کننده محصول غذایی ، دارویی، آرایشی و بهداشتی و سایر محصولات خواهد شد.

عرضه ی دیرتر محصول جدید به قفسه فروشگاه نیز می­تواند باعث از دست دادن بازار و باختن آن به رقبا باشد.

فرض کنیم یک شرکت دارویی برای اولین بار تصمیم به تولید قرص (مکمل) می­گیرد که تاقبل از آن در بازار موجود نبوده است.

در این شرایط می­توان قرص را دانه ای 45 تومان عرضه کرد به محض اضافه شدن تولید کنندگان که  ژنریک همان مکمل ( قرص ) در بازار عرضه می­کنند ممکن است قیمت تا 15 تومان کاهش پیدا کند، لذا هر روز تاٌخیر در تولید محصول می توان به میزان زیادی از سود تولید کننده کم کند.

یک ماشین فرآوری سبزیجات ممکن است نیاز به نصب و بهره برداری در شهریور ماه را داشته باشد که فصل برداشت آن محصول باشد ، تاٌخیر یک ماهه در نصب و بهره برداری از دستگاه باعث بیکار ماندن ماشین به مدت یکسال خواهد شد که تولید کننده ممکن است از پس آن برنیاید.

یک تولید کننده خمیر دندان ممکن است با یک نوآوری در فرمولاسین یا بسته بندی یک محصول جدید و متفاوت را به بازار عرضه کند. هر روز تاخیر در عرضه محصول یک روز فرصت برای رقیب است که همان محصول را زودتر به بازار بدهد و باعث شکست پروژه در همان مراحل اولیه گردد.

گاهی اوقات نیاز به  یک ماشین از خط تولید است. وقفه در جابجایی ماشین می­تواند باعث توقف خط و ضرر و زیان زیاد تولید کننده گردد.

 در این مقاله روشهای بردن این مسابقه زمانی را برای مهندسین و یا مدیرانی که نقش مدیر پروژه را در راه اندازی خطوط جدید و یا در مرحله تاسیس ،خرید ماشین آلات و راه اندازی خطوط تولید  را انجام می­دهند به زبان ساده توضیح می­دهیم.

گاهی اوقات شرکتهای بزرگ تصمیم به سپردن کار بسته بندی با برند خودشان به شرکتهای کوچیکترمی­گیرند. این کار روزبه روز در ایران رایج تر می­شود.

دلایل زیادی برای اینکار وجود دارد از جمله اینکه شرکت صاحب برند ممکن است محصول جدید را به بازار عرضه کند که هنوز نسبت به فروش آن اطمینان ندارد و لذا خرید ماشین آلات جدید را ریسک می­داند، و یا اینکه یک سفارش مقطعی دارد.

در اینجاست شرکت پیمانکار بسته بندی زمان بسیار کمی برای تجهیز خط بسته بندی برای انجام سفارش شرکت صاحب برند دارد و هر گونه تاٌخیری میتواند باعث از دست دادن آن قرارداد گردد.

تجربه ثابت کرده است که همیشه خریداران هستند که بهای تاٌخیر در پروژه را می پردازند نه تولید کننده تجهیزات و ماشین آلات .

به همین دلیل است که مدیریت پروژه تاٌمین تجهیزات و خطوط بسته بندی اهمیت زیادی دارد.

گاهی اوقات شرکتهای بزرگی که سفارش دهنده هستند مانند شرکتهای پخش معتبر و یا فروشگاههای اینترنتی می توانند خریدار 60 تا 70 درصد یک محصول خاص باشند.

تاٌخیر در تحویل محصول می­تواند باعث از دست دادن این شرکتها شود و منجر به شکست استراژتیک کمپانی گردد.

هر پروژه یک مسابقه است در برابر زمان و مدیر پروژه وظیفه هدایت این مسابقه به عهده دارد.

حتی اگر مدیر پروژه روی همگی عوامل ایجاد کننده تاٌخیر کنترل نداشته باشد در نهایت مسئولیت تاٌخیر در تکمیل پروژه به گردن او خواهد بود.

مدیریت به اینکه چک پیش پرداخت پروژه دیر آماده شده است ویا اینکه ارسال نمونه ها به فروشنده با تاٌخیر انجام شده است توجه ای ندارد ،آنچه که درنهایت به آن توجه می­شود این است که مدیری که مسئول انجام پروژه بود باعث تاخیر در تولید و ضرر زیان کمپانی شده است.

تاٌخیر را به صفر رساندن تقریباٌ محال است ولی یک مدیر پروژه می­تواند کارهای زیادی را انجام دهد تا آن را مینیمم کند.

یک راه اساسی رفتن پیش یک فروشنده قابل اطمینان است ،بجای اینکه برای صرفه جویی در قیمت خرید صرفاٌ کمترین قیمت را ملاک انتخاب قرار دهد.

یک فروشنده قابل اطمینان میتواند واقع بینانه در مورد زمان تحویل اظهار نظر کند و درمواردی که از طرف خریدار پیشنهاد ساخت در زمان کوتاه تر داده شود از عقد قرارداد خودداری کند.

یک شرکت بزرگ فروشنده ماشین آلات در آمریکا تعداد 10000 پروژه را که برایشان ماشین آلات تهیه کرده بودند آنالیز می­کند، طی این بررسی متوجه می­شود که زمان راه اندازی آنها میانگین 35-22 هفته می­باشد. با توجه به وجود یک دوره 4تا 6 هفته ای برای یادگیری و استفاده حداکثری از تجهیزات( Learning curve) این زمان 41-26 هفته خواهد بود.

این شرکت سازنده ماشینهای استوک و یا قبلاٌ استفاده شده است و در اصل ماشینها قبلاٌ ساخته شده است. تطبیق مابین با خواست مشتری میانگین 11 هفته بطول انجامیده است .چنانچه فروشنده میخواست ماشینهارا بسازد این زمان (11هفته) احتمالاٌ تا 20 هفته اضافه می­شد.حتی اگر زمان ساخت فروشنده را 20 هفته در نظر بگیریم باز هم این زمان حدود نصف زمان کل پروژه است.

سازنده ها معمولاٌ چقدر می­توانند از زمان ساخت تجهیزات بکاهند.این برای یک پروژه  11 هفته ای حداکثر یک هفته و برای ساخت 20 هفته ای می­تواند دو هفته باشد.

 بندرت می­شود صرفه جویی بیشتر از این در زمان پیش بینی شده برای ساخت کرد.

اما آیا می­باید در انجام پروژه حداکثر به این میزان کاهش در زمان امید داشت؟خیر، موارد زیادی است که خریدار می­تواند رعایت کند تا باعث تسریع در انجام پروژه گردد.

همان شرکت آمریکایی که تاٌمین کننده تجهیزات بسته بندی و فرآوری می­باشد با آنالیز 10000 پروژه انجام شده ریز زمانهای صرف شده در پروژه را به شرح ذیل نمایش داده است که به غیر از زمان ساخت دستگاهها و حمل همگی به خریدار برمی­گردند نه فروشنده.

حمل نیز در اغلب موارد به عهده خریدار است و صرفاٌ در بعضی قرارداد ها فروشنده آن را عهدار می­گردد.

فقط زمان تصمیم گیری در مورد اجرای پروژه  (هفته 1.5) ، زمان صدور چک پیش پرداخت (هفته 2.5) و زمان ارسال نمونه به سازنده (هفته 1.5) جمعاٌ 5.5 هفته است که خود حدود 20  درصد زمان تصمیم گیری تا زمان بهره برداری از خط می­باشد.لازم به ذکر است که تمامی موارد فوق میانگین و تخمین می­باشد. مثلا ممکن است یک مدیر در حال مذاکره اولیه برای خرید چک پیش پرداخت را صادر نماید ولی همان مدیر به جای ارسال نمونه ظرف 1.5 هفته تا 4 هفته ارسال نمونه ها را به تعویق بیاندازد ولی با توجه به تجربه سالها راه اندازی پروژه های مختلف زمانهای فوق واقعی و قابل اتکا هستند.

عد از تصمیم گیری در مورد اینکه باید با چه شرکتی قرارداد بست ، بسیار مهم است مدیر پروژه ی بخش مالی را وادار نماید تا هر چه سریعتر نسبت صدور چک فروشنده اقدام نماید.

بدیهی است که هیچ فروشنده ای قبل از دریافت مبلغ پیش پرداخت شروع به مراحل ساخت نمی­کند.واحد مالی شرکتها تمایل دارد که هر چه ممکن است منابع مالی را در داخل شرکت محفوظ دارد.لیکن این می­تواند بر خلاف بهره وری شرکت باشد. بعد از اینکه شرکت سازنده تجهیزات را راه اندازی کرد و آموزش داد و صورتجلسه راه اندازی تکمیل و به شرکت سازنده داده شد ،دوره ای شروع می­شود که طی آن خریدار کار با ماشین ،تامین مواد اولیه مصرفی محصول و سایر پارامترها ی لازم برای تولید واقعی محصول را شروع   می­کند  که این دوره را منحنی یادگیری برای تولید با حداکثر راندمان می­نامند.این دوره در بدترین حالت 5 هفته زمان نیاز دارد.

جدول زمانی انجام پروژه (بسته بندی)

به هفته

زمان تحویل پروژه نهایی 41-26 هفته

منحنی یادگیری از راه اندازی تا ظرفیت کامل می­تواند 5 هفته زمان لازم داشته باشد ، ولی با آموزش و یادگیری بهتر در حین راه اندازی می­توان این زمان را کمتر کرد.

اغلب مدیران پروژه از نحوه ساخت ماشینها اطلاعی ندارند. گاهی سازنده حتی پس از دریافت پیش پرداخت و نمونه بعلت بار کاری نمی­تواند شروع به ساخت کند.

سازنده در این موارد نیاز دارد که بعلت ذیق فضای کاری  با نیروی انسانی پروژه های قبلی را کامل کنند و سپس دست به استارت پروژه جدید بزند. حتی وقتی همهء نیروی انسانی و فضا آماده است تاٌخیر در سفارش مواد اولیه و اجزا می­تواند وجود داشته باشد.شرکت ماشین سازی بعضی سفارشات را بصورت ذخیره و پشتیبان نگه می­دارند تا در صورتی که سفارشی نباشد ، نیروی انسانی و ماشین آلات بیکار نباشند. این ممکن است که برای سازنده باعث کاهش هزینه ها گردد ولی فشار روانی سفارش دهنده می­آورد. بعضی موارد خریداران با این تصور هستید که یک تاٌخیر یک هفته ای در تاٌمین اطلاعات مربوط به نمونه نمی تواند خیلی در زمان انجام کار توسط سازنده تاٌثیر داشته باشد.

در حالی که ماشین ساز همزمان با پروژه خاص آن خریدار مشغول کار روی پروژه های متعدد می­باشد و نمی­تواند دقیقاٌ درست زمانی که خریدار پاسخ می­دهد، عکس العمل همزمان با آن داشته باشد.فروشنده اگر نتواند منابع خود را روی پروژه خاص بکار گیرد آنرا روی پروژه دیگر متمرکز می­کند و آن خریدار در صف تولید عقب می­ماند این پروسه به جای یک هفته می­تواند باعث تاٌخیر 2تا 3 هفته در تکمیل سفارش گردد.مشکل دیگر این است که معمولاٌ سازنده در پرو پوزال وضعیت فعلی کارگاه را در نظر گرفته و پیش بینی زمان تحویل را می­کنند و بطور مثال 12-10 هفته برای زمان تحویل اعلام می­کند. ممکن است چناچه زمان صدور چک با دریافت چک طولانی باشد این زمان تغییر پیدا کند لیکن فروشنده برای اینکه مجدداٌ سیکل بررسی و صدور چک از اول شروع نشود از اعلام آن به خریدار خودداری کند.

فروشندگان ماشین آلات ممکن است در تحت فشار گذاشتن خریدار برای ارائه نمونه جهت ساخت ماشین خودداری کنند تا فشار کاری خود را در تحویل به موقع را کاهش دهند.با تاٌخیر یک هفته ای در ارسال نمونه ها ممکن است تحویل ماشینها تا 6 هفته طولانی تر شود. در این میان چه کسی مقصر است فروشنده یا خریدار این مهم نیست در هر حال پروژه می تواند 4 هفته طولانی تر شود. برای برنامه ریزی بهتر لازم است فروشنده و خریدار هر کدام یک مدیر یا مسئول برای پروژه مشترک تعیین کننده تمامی مکاتبات و تماسها می­باید از طریق این دو نفر انجام شود تا هیچ سوء تفاهمی در آینده بوجود نیاید.

در بسیاری از موارد مشکلات بوجود آمده در پروژه ها بعلت تماس خریدار با افراد مختلف در مجموعه فروشنده و بالعکس است.

نمونه ها:

سازنده ماشین آلات نمونه ها را به دو دلیل نیاز دارد:

1-مهندسی و طراحی دستگاه

2--تست و آزمایش ماشین ساخته شده. نمونه هایی که در شروع مذاکرات خرید به فروشنده داده می­شود معمولاٌ نباید مورد اتکا قرار بگیرند.

لازم است که بعد از نهایی شدن قرارداد نمونه های تازه در اختیار فروشنده قرار گیرد تا چنانچه اصلاحاتی در طرح صورت گرفته باشد فروشنده آنرا در ماشین لحاظ کند.

نمونه ها می­باید دقیقا همانی باشد که درتست ماشین درمحل کارخانه خریدار SAT مورد استفاده قرار می­گیرد.

کار به اندازی دقیق و حساس است که برای یک استاپر که می­باید  قبلا اینکه جازده شود روغنی گردد،نمونه روغن زده شده  به فروشنده ارسال گردد.

بسیار رایج است که مدیر پروژه خریدار بدون توجه به زمان لازم برای قالبسازی و تست قطعات پلاستیکی ، اقدام به ارسال نمونه می­کند و این نمونه ها تا آماده شدن ماشین چندین بار تغییر می­کند و بعضی از این تغییرات و نمونه نهایی یه فروشنده ارسال نمی­شود، که در نتیجه ماشین در نهایت با نمونه محصول تطبیق نخواهد داشت.

چنانچه درب بطری از دو ساپلایر تهیه میشود باید هر دو نمونه برای فروشنده ارسال گردد.

نمونه می­باید دقیقا بعد از پرداخت پیش پرداخت به فروشنده تسلیم گردد.تعداد مورد نیاز نمونه معمولاٌ توسط فروشنده اعلام می­گردد، ولی چنانچه فروشنده تعداد اعلام نکند می­باید تعداد مورد نیاز را از وی سوال کرد،هرگز در مورد تعداد نمونه های ارسالی با فرضیات شخصی قضاوت نکنید و همیشه بیشتر از تعدادی که فروشنده اعلام می­­کند نمونه ارسال کنید.

فروشنده معمولاٌ در دو مرحله در خواست نمونه می­کند مرحله اول مهندسی محصول و مرحله دوم پس از تکمیل مراحل ساخت و یرای تست دستگاه. در بسیاری موارد همهء نمونه ها در همان مرحله اول گرفته می­شود ولی در بعضی موارد مانند مواد شیمیایی که خواص آنها با زمان تغیر میکند و یا مواد غذایی که در آن مرور زمان رطوبت از دست داده و خشک می­شوند می­بایست نمونه تازه در همان شرایطی که در کارخانه خریدار بسته بندی می­شود ارسال گردد.

خریدار همچنین می­باید شرایط ایمنی و کار با محصول را نیز به فروشنده اطلاع دهد.چناچه پودر دارای غبار سمی است می­باید ماسک مورد نیاز نیز همراه با محصول نمونه ارسال گردد و یا برگهMSDS (برگه اطلاعات ایمنی مواد )با مواد ارسال گردد.در مورد مواد مورد آزمایشی که نیاز به تمیز کردن پس از تست دارد ، می­باید حلال و یا دترجنت مورد نیاز برای نظافت همراه نمونه ارسال گردد.در بسیاری از موارد فروشنده پس از تست با محصول موفق به شستشوی ماشین نمی­شود و ماشین پس از حمل و در مرحله راه اندازی بعلت تاثیر مواد شیمیایی رو پکینگ­ها  دچار نقص ماشین می­گردد،باقی ماندن موادی که در اثر مرور زمان خشک می­شوند در ماشین پر کن می­تواند باعث صدمه جدی به مکانیسم محرک ماشین گردد.

بسیار لازم است که خریدار و یا مدیر پروژه خریدار نقشه های کلی ماشین را پس از عقد قرارداد و قبل از شروع مراحل ساخت کنترل و تائید کند که آنچه قراراست ساخته شود همان است که مورد نیاز وی بوده است.

در بهترین حالت این تائید می­باید بدینویسله مهندس تعمیرات و نگهداری سایت ،اپراتور ، طراح بسته بندی و یا افرادی که در پروژه سهیم هستند انجام می­شود.

در بسیاری از موارد(عمدتا در مورد تجهیزات فرآوری مانند میکسرها) خریداری که این بازبینی و تائید را روی نقشه ها انجام نداده است حین مراحل ساخت و بازدید از سایت فروشنده متوجه اختلافات فاحش آنچه که مورد نیاز بود و آنچه که ساخته شده است می­گردد و این در حالیست که انجام تغیرات مورد نیاز خریدار عملا نیز غیر ممکن و یا نیاز به هزینه بسیار گزاف خواهد داشت.

دراین مواقع معمولاٌخریدار اظهار می­کند که هرگز اجازه نمی­داده که پروژه به این شکل انجام شود اگر از طرح اطلاع داشت.بررسی طرح توسط چند مدیر در مجموعه خریدار می­تواند باعث دیده شدن نکاتی شود که از نظر یک شخص دور مانده است.

مدیر پروژه خریدار باید تمام تلاش خود را بکار برد که در کمترین زمان سازمان خریدار تائید طرح را به فروشنده بدهد.

لازم به ذکر است که این تائید به معمولاٌ در مورد ماشینهای که سفارشی ساخته می­شوند مانند میکسر ها ، دستگاههای بسته بندی مانند بلیستر پک ، مونو دوز و سایر موارد مشابه لازم است در مورد ماشینها استاندارد و رایج بسته بندی ممکن است که فقط تائید نقشه محصول نهایی ماشین مورد نیاز باشد.

برنامه ریزی (Scheduling)

خرید ماشین آلات برای بسیاری مانند گیر افتادن در منطقه ای غریب بدون نقشه راه است.حتی مدیر پروژه با سابقه نیز ممکن است در این راه دچار سردرگمی گردد.

یک پروژه خرید ماشین آلات بسته بندی نیاز به یک برنامه ریزی اساسی دارد که می­باید روی کاغذ و یا کامپیوتر وجود داشته باشد و با دیگران اشتراک گذاشته شود. برنامه های کلی در ذهن مدیر پروژه به هیچ وجه قابل قبول نیست.

ماشین فقط بخشی از برنامه ریزی است ، برنامه ریزی می­باید شامل تمام مواردی که در انجام پروژه لازم است باشد ،استخدام و آموزش اپراتورها و تکنسین ها، کارهای ساختمانی و تاسیسات مورد نیاز در محل نصب ،Sop(standard operating procedure) دستورالعمل های کار با تجهیزات با سایر مستندات و بقیه موارد باشد.

ممکن است آماده سازی محل نصب به تنهایی در حیطه اختیار مدیر پروژه نباشد ولی تاخیر در آن می­تواند باعث طولانی شدن پروژه گردد، زیرا معمولاٌ فروشنده تجهیزات در قرارداد قید می­کند که نصب و راه اندازی منوط به آماده سازی محل نصب و تاٌمین تاسیسات لازم است.

در قسمت بعدی از این مقاله به چند مورد از تکنیک های کنترل پروژه که می­تواند در خرید و راه اندازی خطوط تولیدی بسته بندی مورد استفاده قرار گیرد اشاره می کنیم.

علیرضا صالحی قمصری